Artikel der Oberösterreichischen Wirtschaft vom 1. Dezember 2006: Fragen zur elektronischen Rechnung Die elektronische Rechnung gewinnt zunehmend an Bedeutung. Zahlreiche Unternehmen versenden ihre Fakturen bereits nur auf elektronischen Weg, was auch ein erhebliches Einsparungspotenzial mit sich bringt. Aber nur eine ordnungsgemäß signierte elektronische Rechnung, die den gesetzlichen Vorschriften entspricht, berechtigt den Empfänger zum Vorsteuerabzug. In der Praxis ergeben sich dazu viele Fragen:

Wann liegt eine ordnungsgemäße elektronische Rechnung vor?

Die elektronische Rechnung muss mit einer fortgeschrittenen oder sicheren Signatur versehen sein. Damit wird sichergestellt, dass der Aussteller der Rechnung für den Rechnungsempfänger eindeutig erkennbar ist und die Rechnung gegen eine nachträgliche Veränderung geschützt ist.

Berechtigt eine per Email zugesandte Rechnung im PDF-Format zum Vorsteuerabzug?

Wenn der Rechnungsempfänger nicht zusätzlich eine Papierrechnung erhält, sind die Voraussetzungen für einen Vorsteuerabzug nicht gegeben.

Reicht es aus, wenn die Rechnung im PDF-Format ausgedruckt wird?

Der Ausdruck ersetzt NICHT das Originaldokument bzw. eine ordnungsgemäß signierte elektronische Rechnung.

Berechtigt eine Faxrechnung zum Vorsteuerabzug?

Laut Information des Finanzministeriums vom 8. November 2006 wurde die Frist für die Anerkennung von Faxrechnungen, die Ende des Jahres hätte auslaufen sollen, neuerlich um ein Jahr verlängert. Somit können Faxrechnungen bis zum Ende des Jahres 2007 unsigniert übermittelt werden.

Muss man eine elektronische Rechnung akzeptieren?

Der Rechnungsempfänger muss der Zusendung auf elektronischem Wege zustimmen, wobei laut Erlass des Finanzministeriums auch eine Zustimmung durch schlüssiges Handeln genügt.

Wie lange muss man eine elektronische Rechnung aufbewahren?

Die elektronischen Rechnungen inkl. Signatur sind vom Rechnungsempfänger - ebenso wie Papierrechnungen - 7 Jahre aufzubewahren (z.B. auf CD, DVD). Der Ausdruck auf Papier reicht NICHT aus.

Wie überprüft man eine elektronische Rechnung?

Signierte PDF-Dateien können wie folgt überprüft werden: Bei einer unsichtbaren Signatur öffnet sich durch Klicken auf den Reiter "Unterschriften" oder "signatures" links neben dem Dokument ein Infofenster mit den Signaturdaten. Wenn sich auf dem Dokument selbst ein Feld mit Signaturinformationen befindet, erscheint durch Anklicken ein Infofenster, das den Gültigkeitsstatus der Signatur angibt. --> Überprüfung der elektronisch signierten Rechnung mit xyzmoSeal: Datenblatt

Ein deutscher Lieferant schickt für eine innergemeinschaftliche Lieferung eine unsignierte elektronische Rechnung. Ist das umsatzsteuerlich zu akzeptieren?

Die Vorschriften hinsichtlich einer ordnungsgemäßen Rechnung, die den Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt, sind auf Rechnungen über eine Lieferung oder sonstige Leistung im Inland anzuwenden. Bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung von Deutschland nach Österreich ist Lieferort Deutschland. Aus österreichischer Sicht ist es nicht erforderlich, dass die Rechnung signiert ist. Die Erwerbsbesteuerung in Österreich mit gleichzeitigem Vorsteuerabzug ist nicht von der Rechnung abhängig.

Muss man bei innergemeinschaftlichen Lieferungen nach Slowenien die dortigen Rechtsvorschriften zur elektronischen Rechnung beachten?

Die innergemeinschaftliche Lieferung ist unter den Voraussetzungen, dass an einen Unternehmer mit ausländischer UID-Nummer geliefert wird und die Ware von Österreich in einen anderen Mitgliedstaat gelangt, steuerbefreit. Die Frage des Vorsteuerabzuges stellt sich somit nicht. Die Vorschriften hinsichtlich der elektronischen Signatur im anderen Land sind nur dann zu beachten, wenn der österr. Unternehmer dort liefert (z.B. Verkauf einer ausgestellten Maschine anlässlich einer Messe in Laibach).

Kann man einem italienischen Kunden eine Rechnung über Beratungsleistungen als unsigniertes PDF-Dokument versenden?

Wenn eine Beratungsleistung an einen Unternehmer in einem anderen Mitgliedsstaat erbracht wird, kommt es zum Übergang der Steuerschuld (Rverse Charge). Leistungsort ist Italien, die Rechnung ist ohne Mwst. auszustellen. Wieder ist es aus österr. Sicht nicht erforderlich, dass die Rechnung signiert ist. Der Rechnungsempfänger hat das Reverse Charge mit gleichzeitigem Vorsteuerabzug durchzuführen. Das EU-Recht geht davon aus, dass der Vorsteuerabzug beim Reverse Charge nicht von einer Rechnung abhängig ist. Wendet der ausländische Staat EU-Recht ordnungsgemäß an, müsste der Rechnungsempfänger den Vorsteuerabzug auch ohne elektronische Signatur geltend machen können.